Compliance in China

Complianceforum talks with Nathan Kaiser and Xu Tian, attorneys-at-law, Eiger Law, Taiwan, about compliance in China.
The interview is available in German and English.

Complianceforum.de:
Frage 1) Was sind die 5 häufigsten Complianceverstöße in China, mit denen deutsche Unternehmen konfrontiert werden? (What are the top 5 compliance breaches in China German companies are confronted with?)

Nathan Kaiser and Xu Tian:
Antwort: Deutsch:

1.Bestechung (inklusive Bestechung von Staatsangestellten oder Geschäftspartnern)

2.Betrug (Herstellungskosten, Kommissionen oder Rabatt an Drittparteien etc.)

3.Verletzung von Vertraulichkeitspflichten, sowohl während als auch nach Anstellung

4.Verletzung von Treuhandspflichten

5.Verletzung von Konkurrenzverboten, sowohl während als auch nach Anstellung

English:

1.Bribery (including bribery of government officers or business partners)

2.Internal Fraud (fabricate costs, commission or discount to third parties etc.)

3.Breach of confidentiality obligation, both during and after employment

4. Breach of fiduciary responsibilites

5.Breach of non-competition obligation, both during and after employment

 
Complianceforum.de:
Frage 2) Welchen Einfluß hat das gesellschaftliche Umfeld bei Mitarbeiterkriminalität in China? (What influence has the social environment concerning internal fraud in China?)

Nathan Kaiser and Xu Tian:
Antwort: Deutsch:
Grosse Einkommensdiskrepanz zwischen den Reichen und den Armen, besserer Zugang zur Welt, Überbewertung des Wirtschaftswachstums bzw. Unterbewertung der Unternehmensverantwortung und schwache Gesetzesdurchsetzung führen dazu, dass manche Leute, v. a. diejenigen, die über gewisse Resourcen und Kompetenzen verfügen, bereit sind, sich durch illegale und unmoralische Methoden zu bereichern, teilweise weil sie sich ungerecht behandelt fühlen, teilweise aber auch aus Gier. Der (soziale und wirtschaftliche) Wettbewerb ist in China innerhalb der chinesischen Bevölkerung sehr intensiv, was für den/die Einzelnen oft belastend sein kann, was zur Versuchung führt, über Abkürzungen das Glück zu finden.

English:
Big difference in income between the rich and the poor, better access to the world, overestimation of economic growth and underestimation of company responsibility, respectively, as well as low enforcement of law result in the fact that people (in particular those with certain resources and competences) are willing to enrich themselves by applying illegal and unmoral methods, partly because they feel being treated unfairly, partly purely out of greed. The social and economic environment between Chinese is highly competitive. This competitive framework is stressful on many individuals, who may thus be even more tempted to succeed by taking shortcuts.

Complianceforum.de:
Frage 3) Warum ist es falsch, den chinesischen Begriff „guanxi“ gleichzusetzen mit Korruption? (Why is it wrong to equal the Chinese term of “guanxi” with bribe?)

Nathan Kaiser and Xu Tian:
Antwort: Deutsch:
Es ist in der Tat irrführend, den chinesischen Begriff “guanxi” mit Korruption gleichzusetzen. Vielmehr handelt es sich bei “guanxi” um die Vernetzung, die zwischen Individuen besteht und die durchaus im Rahmen des Gesetzes zu eigenen Gunsten benutzt werdem. Solange man im Rahmen des Gesetzes handelt, kann “guanxi” häufig Chancen, Flexibilität, Glaubwürdigkeit, Effizienz und Einblick bedeuten. Die Gesetze und Regeln einer Gesellschaft werden nie mit vollständig mit den raschen wirtschaftlichen und sozialen Entwicklungen Schritt halten können; die Gesetze und Regeln werden nie genug detailliert sein und die neuesten Entwicklungen reflektieren. Das heisst, es gibt immer Bedarf für gegensätzliches Vertrauen oder Anerkennung bzw. Bestätigung, und es gibt auch immer Raum für kreative und innovative Lösungen zu unterschiedlichen Problemen, die noch nicht von der heutigen Gesetzgebung abgedeckt sind. Für eine lange Zeit wird sich China in dieser Phase befinden. Man muss zugeben, dass selbst in den meisten entwickelten westlichen Ländern “guanxi” in der Gesellschaft, v.a. im Wirtschaftsleben, eine bedeutende, manchmal sogar maßgebliche, Rolle spielt. Die meisten guten/langfristigen Vernetzungen lassen sich nicht durch Bestechung erkaufen oder ersetzen.

English:
It is indeed misleading to equate the Chinese term “guanxi” with corruption. “Guanxi” is the network which one has build up and makes use of within the legal framework to its own benefit.As long as one acts within the legal framework, “guanxi” often means chances, flexibility, credibility, efficiency and insight. The laws and regulations of a society will never be able to entirely keep track with the fast economic and social developments; the laws and regulations will never be enough detailed nor fully reflect the latest developments. This means, there will always be a need for mutual trust or acknowledgment and confirmation, respectively. Also, there will always be room for creative and innovative solutions for different problems which are not yet covered by current law. China will find itself in this phase for a long time. One has to admit that even in the most developed western countries “guanxi” plays a significant, sometimes even crucial, role in society and in particular in economic life. Most of the good/long-term network cannot be obtained or replaced by bribery.

Deutsch:
Selbstverständlich fällt das Problem Korruption im heutigen China auf und soll bzw. kann auch gar nicht vertuscht werden. Der chinesischen Gesellschaft wie auch der Regierung (lies: der Partei) sind das Problem und dessen Konsequenzen bewusst, und sie setzt sich auch für die Bekämpfung des Problems ein. Einerseits verschärft der Gesetzgeber die relevanten Gesetze und Regelungen. Anderseits arbeiten chinesische und ausländische Unternehmen stets daran, Korruptionsfälle durch verschärfte interne Überwachungen und zunehmende Zusammenarbeit mit externen Experten zu verhindern bzw. zu bekämpfen.

English
Of course, the problem of corruption in today’s China attracts attention and it should not and cannot be covered up. The Chinese society - as well as the Chinese government, thus, the Party - is aware of this problem and its consequences and it endeavours to fight this problem. On the one hand, the legislator tightens the relevant laws and regulations. On the other hand, Chinese and foreign enterprises constantly endeavour to avoid and to fight corruption cases by way of tightened internal supervision and increasing cooperation with external experts.

Complianceforum.de:
Frage 4) Welche Schlußfolgerungen sollten deutsche Unternehmen ziehen, daß es in China periodisch zu einem Arbeitnehmermarkt kommt? (Which appropriate action should German companies take if there is a cyclic market for employees?)

Nathan Kaiser and Xu Tian:
Antwort: Deutsch:
Für hoch qualifizierte Mitarbeiter ist China bereits seit Jahren ein Arbeitnehmermarkt geworden. Obwohl die Anzahl der Uniabsolventen ständig wächst und immer mehr Leute, die internationale Ausbildung und sogar Arbeitserfahrung im Ausland gesammelt haben, auf dem Markt auftauchen, ist es heutzutage immer noch nicht einfach, einen geeigneten Mitarbeiter mit den passenden Qualifikationen zum passenden Zeitpunkt zu finden. Deren Vergütungen gleichen sich mittlerweile immer mehr den internationalen Marktpreisen an, d.h. die HR-Kosten für hoch qualifizierte Mitarbeiter sind deutlich höher. Wegen der hohen Kosten und vor allem wegen der unvorhersehbaren potenziellen Schäden im Falle von Non-Compliance sollte in Sachen Compliance mehr investiert werden. Das gilt nicht nur für chinesische, sondern auch für ausländische Arbeitnehmer. Wir haben den Trend beobachten können, dass im Vergleich vor 10 Jahren immer mehr ausländische Mitarbeiter in Korruptionsfälle involviert sind.

English:
China has already become a job market for high qualified employees since years. Although the number of university graduates increases constantly and more and more people with international education and work experience abroad appear in the job market, it is nowadays still not easy to find an employee with the appropriate qualifications at the appropriate time. Their compensation for is more and more in line with international market prices, i.e. HR-costs for high qualified employees are significantly higher. Due to the high costs and even more due to unforeseeable potential losses in case of non-compliance, more investments should be made in compliance. This is not only true for Chinese employees but also for foreign employees. We could observe the trend that in comparison to 10 years ago more and more foreign employees are involved in corruption cases.

Complianceforum.de:
Frage 5) Was sind die typischen Fehler, die deutsche Firmen in China begehen? (What are typical mistakes German companies are committing in China?)

Nathan Kaiser and Xu Tian:
Antwort: Deutsch:
1.Fehlen von systematisch funktionierenden Compliance-Regelungen

2.Anwendung der Compliance-Regelungen der deutschen Muttergesellschaft ohne sie der chinesischen Realität anzupassen

3.Schwache Durchsetzung und/oder Überwachung

4.Ungenügendes Kontrollieren durch externe Experten


English:
1.Lack of systematic functioning compliance regulations

2.Application of compliance regulations of the German parent company without adapting them to the reality in China.

3.Low degree of enforcement and supervision

4.Unsufficient involvement of external experts in compliance-control

Complianceforum.de:
6) Welchen Tipp können Sie Unternehmen geben, die in China tätig sind? (What would you recommend to companies that are doing business in China?)

Nathan Kaiser and Xu Tian:
Antwort: Deutsch
1.Prüfen lassen, ob die Compliance-Regelungen angesichts der schnellen Veränderungen in der chinesischen Gesetzgebung immer noch aktuell und praktisch sind.

2.Bei der Besetzung wichtiger Positionen über die Kandidaten immer Referenzen einholen und eine Due Diligence-Prüfung durchführen.

3.Die Durchsetzung der Compliance-Regelungen regelmässig durch externe Experten (Wirtschaftsprüfer, Anwälte) prüfen lassen.

4. Nicht darauf vertrauen “dass bisher alles gut lief” - bzw. dass “wir bisher keine Compliance-Probleme hatten, deshalb besteht kein Handlungsbedarf”.


English:
1.Check, whether the compliance regulations are still actual and practical in view of the fast changes in the Chinese legislation.

2.When recruiting for important positions, always ask for references and conduct due diligence with respect to the candidates.

3.Check implementation of compliance regulations by external experts (auditors, lawyers) on a regular basis.

4. Don’t trust on the basis that “all has been well so far”. If you believe that “we have never had compliance problems, therefore there is no need for action”, you most likely have massive problems.

Das Gespräch führte Rechtsanwalt Christian Koch.

München/Taipei, den 24. Mai 2010